Les réponses automatiques de WhatsApp se trouvent dans l’application gratuite WhatsApp Business : un message d’accueil souhaite la bienvenue aux personnes qui vous écrivent, un message d’absence répond quand vous êtes indisponible ou en dehors de vos heures d’ouverture, et les réponses rapides vous permettent d’envoyer des réponses enregistrées en deux gestes.
| Fonctionnalité | Ce qu’elle fait | Envoi automatique |
|---|---|---|
| Message d’accueil | Accueille les personnes qui vous écrivent pour la première fois, ou après 14 jours sans message | Oui |
| Message d’absence | Indique que vous n’êtes pas disponible : toujours, selon un horaire ou en dehors des heures d’ouverture | Oui |
| Réponses rapides | Réponses enregistrées que vous insérez dans une discussion en tapant / | Non, vous les envoyez |
WhatsApp classique peut-il envoyer des réponses automatiques ?
Non. L’application WhatsApp classique n’a ni message d’accueil ni message d’absence. Pour en avoir, utilisez l’application WhatsApp Business, gratuite sur Android et iPhone. Elle peut utiliser votre numéro actuel et, sur le même téléphone, vos discussions sont conservées.
Configurer un message d’accueil
- 01Ouvrez l’application WhatsApp Business et allez dans l’onglet Outils.
- 02Appuyez sur Message d’accueil et activez Envoyer un message d’accueil.
- 03Appuyez sur le message pour le modifier, puis sur OK.
- 04Appuyez sur Destinataires et choisissez qui le reçoit.
- 05Appuyez sur Enregistrer.
Le message d’accueil part quand quelqu’un vous écrit pour la première fois, puis de nouveau quand cette personne vous écrit après 14 jours sans aucun message dans votre discussion. Une personne qui vous a écrit la semaine dernière ne le recevra pas une deuxième fois.
- Tout le monde : toutes les personnes qui vous écrivent.
- Tous ceux qui ne sont pas dans le carnet d’adresses : uniquement les personnes absentes de vos contacts, comme les nouveaux clients.
- Tout le monde sauf… : tout le monde, à part les contacts que vous choisissez.
- Envoyer uniquement à… : uniquement les contacts que vous choisissez.
Configurer un message d’absence
- 01Dans l’onglet Outils, appuyez sur Message d’absence et activez Envoyer un message d’absence.
- 02Appuyez sur le message pour le modifier, puis sur OK.
- 03Appuyez sur Programmer et choisissez quand il est envoyé.
- 04Appuyez sur Destinataires et choisissez qui le reçoit : les quatre mêmes options que pour le message d’accueil.
- 05Appuyez sur Enregistrer.
- Toujours envoyer : en permanence, par exemple pendant vos vacances.
- Programmation personnalisée : uniquement entre les dates et heures que vous définissez.
- En dehors des heures d’ouverture : uniquement pendant vos heures de fermeture. Cette option apparaît une fois vos heures d’ouverture renseignées dans votre profil professionnel.
Pourquoi votre message d’accueil ne part pas
- La personne vous a écrit au cours des 14 derniers jours, donc le message d’accueil n’est pas renvoyé.
- Vos paramètres de destinataires excluent cette personne : vérifiez si l’option Envoyer uniquement à… ou Tout le monde sauf… est sélectionnée.
- Meta Business Agent est connecté : il désactive les messages d’accueil jusqu’à ce que vous le retiriez.
- Votre téléphone était hors ligne quand la personne a écrit.
- Toujours rien ? Mettez à jour l’application, désactivez puis réactivez Envoyer un message d’accueil, et redémarrez votre téléphone.
Réponses rapides : des réponses enregistrées en deux gestes
Les réponses rapides ne partent pas automatiquement, mais elles vous évitent de retaper les mêmes réponses. L’application en propose déjà certaines à partir de votre profil professionnel, comme vos horaires et votre adresse, et vous pouvez en enregistrer jusqu’à 50.
- 01Dans l’onglet Outils, appuyez sur Réponses rapides et ajoutez-en une nouvelle.
- 02Saisissez le message et donnez-lui un raccourci, par exemple horaires ou prix.
- 03Appuyez sur Enregistrer.
- 04Dans n’importe quelle discussion, tapez / et choisissez la réponse. Elle s’affiche dans le champ de saisie : vous pouvez donc la modifier avant de l’envoyer.
Exemples de messages d’accueil et d’absence
| Situation | Message |
|---|---|
| Accueil | Bonjour et merci de nous avoir contactés ! Dites-nous ce que vous recherchez, nous vous répondons très vite. |
| Accueil pour une boutique | Bienvenue ! Envoyez-nous le nom ou une photo du produit qui vous intéresse, et nous vérifions s’il est en stock. |
| En dehors des heures d’ouverture | Merci pour votre message ! Nous sommes fermés pour le moment. Nous sommes ouverts du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h, et nous vous répondrons dès notre retour. |
| En vacances | Nous sommes en congés et de retour lundi. Nous répondrons à chaque message à notre retour. Merci de votre patience ! |
| Occupé | Nous sommes avec d’autres clients en ce moment et vous répondrons dans l’heure. |
Faites court, indiquez quand vous répondrez et dites aux gens quoi vous envoyer pour pouvoir les aider en une seule réponse. Pour que davantage de personnes vous écrivent, créez un lien de discussion et un code QR avec Générateur de lien WhatsApp.
Quand les messages d’accueil et d’absence ne suffisent plus
Les messages d’accueil et d’absence envoient le même texte à tout le monde et ne savent pas répondre à une question. Ils s’arrêtent aussi quand votre téléphone est hors ligne. Les entreprises qui reçoivent beaucoup de messages utilisent la plateforme WhatsApp Business, où les réponses s’adaptent aux questions posées, à toute heure, sans téléphone.
MuChat fonctionne sur la plateforme WhatsApp Business : les réponses par mot-clé répondent tout de suite aux questions sur les prix, les menus et les réservations, une réponse par défaut traite tout le reste, et des scénarios avec boutons recueillent les informations nécessaires avant que votre équipe prenne le relais. Si Meta le propose pour votre numéro, l’application WhatsApp Business continue de fonctionner en parallèle. Voir Automatisation WhatsApp et, pour envoyer un message à de nombreuses personnes, Listes de diffusion WhatsApp.
Répondez à chaque message WhatsApp
MuChat répond tout de suite aux messages WhatsApp et fait des envois groupés de modèles aux personnes qui ont donné leur accord. Le forfait Free ne demande pas de carte bancaire.