WhatsApp-Nachrichtenvorlagen: Arten, Regeln, Freigabe

Eine WhatsApp-Nachrichtenvorlage ist eine Nachricht, die Meta vorab genehmigt hat. Auf der WhatsApp Business Platform ist sie die einzige Art von Nachricht, die ein Unternehmen an jemanden senden kann, der ihm in den letzten 24 Stunden nicht geschrieben hat: Bestellupdates, Terminerinnerungen, Anmeldecodes und Angebote werden alle als Vorlagen versendet.

Wann Sie eine Vorlage brauchen

Jedes Mal, wenn jemand Ihrem Unternehmen schreibt, öffnet sich ein 24-stündiges Kundenservice-Fenster, und jede neue Nachricht dieser Person startet es neu. Innerhalb des Fensters können Sie mit allem antworten: Text, Fotos, Buttons. Sobald es geschlossen ist, kommt nur noch eine genehmigte Vorlage durch. Mit Vorlagen beginnen Sie also eine Unterhaltung, melden sich Tage später wieder oder versenden einen Broadcast.

Egal, wer das Gespräch beginnt: Die Person muss zugestimmt haben, von Ihnen zu hören. Meta verlangt ein Opt-in, das Ihr Unternehmen nennt und klar macht, wofür sich die Person anmeldet – eingeholt auf Ihrer Website, per SMS, im Chat, telefonisch oder persönlich.

Die drei Vorlagenkategorien

Sie wählen eine Kategorie, aber Meta legt sie anhand des Textes fest. Eine Utility-Vorlage mit irgendeinem werblichen Inhalt, selbst einer Rabattzeile am Ende, wird als Marketing genehmigt. Außerdem prüft Meta genehmigte Vorlagen laufend erneut und kann sie später umstufen. Unternehmen, die Marketing immer wieder als Utility kennzeichnen, müssen mit Einschränkungen bei ihren Utility-Nachrichten rechnen.

Authentifizierungsvorlagen sind am strengsten: Sie verwenden den vorgegebenen Wortlaut von Meta aus der Vorlagenbibliothek, einen Button zum Kopieren des Codes und keine Links, Medien oder Emojis.

Woraus eine Vorlage besteht

• Kopfzeile (optional): ein kurzer Titel oder ein Bild, Video, Dokument oder Standort.
• Textkörper (erforderlich): die eigentliche Nachricht, bis zu 1.024 Zeichen. Sie kann Emojis und WhatsApp-Formatierung wie Fett und Kursiv enthalten – probieren Sie WhatsApp-Text formatieren aus.
• Fußzeile (optional): eine kurze Zeile unter der Nachricht, etwa ein Hinweis, wie man sich abmeldet.
• Buttons (optional): bis zu 10 Schnellantwort-Buttons, bis zu 2 Website-Buttons, 1 Telefonnummer-Button und 1 Button, der einen Gutscheincode kopiert.

Variablen setzen die Angaben jeder Person ein. Schreiben Sie sie als {{1}}, {{2}} usw. (oder mit Namen, etwa {{first_name}}) und geben Sie Meta beim Einreichen für jede einen Beispielwert an. Zum Beispiel: Hallo {{1}}, dein Tisch für {{2}} Personen ist für 20 Uhr reserviert.

So erstellen Sie eine Vorlage und lassen sie genehmigen

1. 01Öffnen Sie den WhatsApp Manager in der Meta Business Suite oder den Vorlagen-Editor in Ihrem WhatsApp-Tool.
2. 02Wählen Sie Kategorie und Sprache und geben Sie der Vorlage einen Namen: Kleinbuchstaben, Zahlen und Unterstriche, z. B. order_shipped.
3. 03Schreiben Sie Kopfzeile, Textkörper, Fußzeile und Buttons und verwenden Sie Variablen für alles, was sich von Person zu Person ändert.
4. 04Fügen Sie für jede Variable einen Beispielwert hinzu und reichen Sie die Vorlage ein.
5. 05Meta prüft sie automatisch, meist innerhalb weniger Minuten und spätestens nach 24 Stunden. Nur genehmigte Vorlagen können gesendet werden.

Jede Sprache ist eine eigene Version der Vorlage, die separat geprüft wird, und Meta übersetzt nichts für Sie. Eine genehmigte Vorlage kann einmal pro Tag und bis zu 10-mal in 30 Tagen bearbeitet werden; ihre Kategorie können Sie nicht ändern.

Warum Vorlagen abgelehnt werden

• Die Nachricht beginnt oder endet mit einer Variable, zwei Variablen stehen direkt nebeneinander oder die Nummern sind nicht fortlaufend ({{1}}, {{3}}).
• Es gibt zu viele Variablen für die Textmenge, sodass Meta nicht erkennen kann, worum es in der Nachricht geht.
• Sie fragt nach vollständigen Kartennummern, Kontonummern oder Ausweisnummern.
• Sie verstößt gegen die Handelsrichtlinie oder die Business-Richtlinie von WhatsApp oder wirkt bedrohlich, wie Spam oder wie Betrug.
• Sie gleicht einer Vorlage, die Sie bereits haben.

Wenn Sie eine Ablehnung für falsch halten, können Sie im WhatsApp Manager eine erneute Prüfung beantragen; auch über Einsprüche wird innerhalb von 24 Stunden entschieden. Oft geht es schneller, den Text zu überarbeiten und erneut einzureichen.

Vorlagenqualität und Pausierung

Jede genehmigte Vorlage erhält eine Qualitätsbewertung (hoch, mittel oder niedrig), je nachdem, wie die Empfänger reagieren: Blockierungen, Meldungen und wie viele sie lesen. Sinkt eine Vorlage auf niedrige Qualität, pausiert Meta sie: beim ersten Mal für 3 Stunden, beim zweiten Mal für 6 Stunden. Beim dritten Mal wird sie deaktiviert. Nachrichten mit einer pausierten Vorlage schlagen fehl und werden nicht berechnet.

Was Vorlagen kosten

Meta berechnet jede zugestellte Vorlage. Der Preis hängt von der Kategorie und dem Land der Telefonnummer des Empfängers ab, und Marketing ist meist am teuersten. Schreibt Ihnen jemand über eine Click-to-WhatsApp-Anzeige und Sie antworten innerhalb von 24 Stunden, öffnet sich ein kostenloses Fenster, in dem Ihre Nachrichten, Vorlagen eingeschlossen, nicht berechnet werden. Die aktuellen Preise finden Sie auf der Preisseite von Meta.

Beispiele für Vorlagen

Vorlagen mit MuChat senden

MuChat läuft auf der WhatsApp Business Platform. Sie schreiben Marketing- und Utility-Vorlagen unter Einstellungen › WhatsApp-Vorlagen, MuChat reicht sie bei Meta ein, und anschließend nutzen Sie die genehmigten Vorlagen in Broadcasts, wobei die Angaben jeder Person in die Variablen eingesetzt werden. Wenn Personen antworten, reagieren Keyword-Antworten und Flows sofort. Mehr dazu: WhatsApp-Automatisierung. Sie nutzen stattdessen die WhatsApp Business App? Lesen Sie WhatsApp Broadcast-Listen und Automatische Antworten in WhatsApp.