כל שיחה – אוטומטית או אנושית – נמצאת בתיבת הדואר הנכנס. הודעות שנשלחו על ידי אוטומציות מסומנות ב-⚡ כדי שתוכלו להבחין ביניהן.
חיפוש שיחות
- הכרטיסיות “פתוחות” ו“סגורות”.
- סינון לכולם, לשיחות שמשויכות אליכם או לשיחות ללא שיוך.
- סינון לפי תווית.
- חיפוש לפי שם, שם משתמש או כל דבר שנאמר בשיחה.
שיוך ותוויות
שייכו שיחה לחבר צוות מראש השיחה, והוסיפו תוויות עם הכפתור “תוויות”. סגירת שיחה מעבירה אותה ל“סגורות”; היא נפתחת מחדש מעצמה כשאיש הקשר כותב שוב.
הערות
העבירו את תיבת התשובה לכרטיסייה “הערה” כדי להשאיר הערה לצוות. הערות מופיעות בשיחה אבל אף פעם לא נשלחות לאיש הקשר, ואפשר לכתוב אותן גם כשהשיחה מחוץ לחלון 24 השעות של Instagram.
תזכורת
השתמשו ב“תזכורת” בכותרת השיחה כדי לדחות שיחה ל-30 דקות, לשעתיים, עד מחר (9:00 לפי אזור הזמן של סביבת העבודה) או לשעה שתבחרו. השיחה יוצאת מרשימת הפתוחות וחוזרת תחת “תזכורות” – מוקדם יותר אם איש הקשר כותב לכם.
השהיית האוטומציה
השתמשו ב“השהיית האוטומציה” בשיחה כשאתם רוצים לטפל במישהו בעצמכם. בזמן ההשהיה אף אוטומציה לא פועלת לגבי איש הקשר הזה: לא תגובות, לא מילות מפתח, לא תשובות לסטורי, לא תשובת ברירת המחדל ולא זרימה שכבר רצה. חידוש הפעולה לא מריץ מחדש שום דבר שדולג.
מועדפים, הודעות שלא נקראו והודעות מערכת
- סמנו שיחה בכוכב כדי להוסיף אותה ל“מועדפים”.
- “סימון כלא נקראה” מחזיר שיחה לספירת השיחות שלא נקראו.
- את הודעות המערכת – שורות אפורות על שיוך, תוויות, תזכורות והשהיות, כולל מה שעשו השיוך האוטומטי והסגירה האוטומטית – אפשר להסתיר עם “הסתרת הודעות מערכת”.
- במסכים גדולים יותר, סרגל הצד של תיבת הדואר הנכנס מציג את “תזכורות” ואת “מועדפים”, וחלונית איש הקשר שלצד השיחה מציגה את הפרופיל, הקישור ל-Instagram, תוויות, תגיות, שדות מותאמים אישית ופעילות.
התראות
הפעמון בראש MuChat מציג התראות חדשות עם מספר ההתראות שלא נקראו; בדף “התראות” מופיעות כולן, עם “סימון הכול כנקרא”. בהגדרות ← התראות כל חבר צוות בוחר את ההתראות שלו:
- מגיעה הודעה חדשה בשיחה שמשויכת אליי.
- שיחה משויכת אליי – על ידי חבר צוות או אוטומטית.
- שיחה מגיעה ל“ללא שיוך” (שימושי למי שעוקב אחרי התור; רועש בחשבון עמוס).
כמה הודעות ברצף מאותו אדם מתקבצות להתראה אחת שלא נקראה. התראות חשבון, כמו חריגה ממכסת אנשי הקשר, תמיד מוצגות.
תשובות מהירות
שמרו עד 20 תשובות מוכנות בהגדרות ← התנהגות תיבת הדואר ← תשובות מהירות, ואז בחרו אחת מתפריט ה-⚡ שליד תיבת התשובה. עריכת תשובה מהירה מעדכנת אותה בכל מקום; הודעות שכבר נשלחו לא משתנות.
שיוך אוטומטי
בהגדרות ← שיוך אוטומטי, בחרו איך שיחות נכנסות חדשות משויכות למישהו. שיחות שכבר משויכות נשארות כך, ותמיד אפשר לשנות את השיוך ידנית מהכותרת של השיחה.
- חלוקה בסבב – מחלקת שיחות באופן שווה בין כל מי שיש לו גישה.
- כללים – שולחים שיחות לקבוצה לפי תנאים, כפי שמתואר בהמשך.
קבוצות וכללי ניתוב
צרו קבוצות כמו מכירות, תמיכה או דרג 2, ואז הוסיפו כללים ששולחים שיחות תואמות לקבוצה. בתוך הקבוצה, השיחה עוברת לחבר הצוות עם הכי מעט שיחות פתוחות.
- הכללים משתמשים באותם תנאים כמו פלחים – תגיות, תוויות, רישום, שם, שם משתמש, מקור, פעילות אחרונה, האוטומציה שרצה ושדות מותאמים אישית.
- הכללים רצים לפי הסדר, וההתאמה הראשונה קובעת. כלל בלי תנאים תואם לכל דבר, ולכן הוא שימושי ככלל ברירת מחדל בתחתית הרשימה.
- אם כלל תואם אבל כל חברי הקבוצה שלו הגיעו למגבלה, השיחה ממתינה ב“ללא שיוך” ולא עוברת לכלל הבא.
- הסרת קבוצה משאירה את הכללים שלה, אבל הם מפסיקים להתאים עד שתפנו אותם שוב לקבוצה.
מגבלות שיחות
הגדירו מגבלה לכל חבר צוות בהגדרות ← שיוך אוטומטי. מי שהגיע למגבלה לא מקבל שיחות חדשות; השאירו ריק כדי לא להגביל. הספירה היא של שיחות פתוחות, כך שסגירת שיחה מפנה מקום.
סגירה אוטומטית
בהגדרות ← התנהגות תיבת הדואר, בחרו לסגור שיחות אחרי 3, 7, 14 או 30 ימי שקט – או אף פעם.